Sección Seguimiento de llamadas

Esta sección se presenta al crear una petición de información, permitiendo visualizar todos los seguimientos realizados durante la gestión de la petición. Esto proporciona al usuario mayor claridad y orden sobre el estado actual de la petición.

Los seguimientos se realizan dentro de la petición de información de un programa, en la opción Seguimientos, ubicada en la barra de menú superior y en la sección Seguimiento de llamadas.

Crear Nuevo Seguimiento: Al seleccionar esta opción , se presenta un modal solicitando información para la creación del seguimiento, compuesto por dos secciones: Seguimiento y Últimos Seguimientos.

Sección seguimientos de llamadas

Fecha: Fecha cuando se creó el seguimiento.
Recordatorio: Si el seguimiento tiene vinculado un recordatorio se presentan los siguientes íconos:
- Cuando el seguimiento tiene un recordatorio no realizado.
- Cuando el seguimiento tiene un recordatorio pospuesto.
- Cuando el seguimiento tiene un recordatorio realizado.
Estado: Presenta el estado seleccionado al momento de crear el seguimiento.
Incidencia: Presenta la incidencia seleccionada al momento de crear el seguimiento.
Mensaje: Presenta la descripción del seguimiento.
Adjunto: Indica si el seguimiento tiene un archivo adjunto y la cantidad de archivos. El usuario puede visualizar el nombre del archivo y descargarlo haciendo clic en el ícono.
Usuario: Indica el usuario quien creó el seguimiento. Si el seguimiento se creó automáticamente se presenta el nombre “SISTEMA”.
Acciones: Permite editar y eliminar el seguimiento más reciente únicamente si el creador de dicho seguimiento corresponde al usuario autenticado.

Ventana nuevo seguimiento

En esta sección se presentan dos pestañas: Básicos y Documentos.

Pestaña Básicos

Permite al usuario autenticado detallar el seguimiento a crearse. Esta pestaña está compuesta por los siguientes datos:

Estado: Presenta el listado de los estados disponibles para el usuario.
Incidencia: Presenta el listado de las incidencias disponibles de acuerdo al estado seleccionado. Para ver el detalle de cada estado e incidencia dirigirse a: Estados e incidencias.

El usuario puede elegir el estado con su respectiva incidencia, lo que afecta el estado actual de la petición, es decir, la petición se actualiza con el estado e incidencia que el usuario escoge al momento de crear el seguimiento.

Mensaje: Se describe el motivo del seguimiento.
Recordatorio: Al seleccionar esta opción, el usuario puede elegir la fecha y la hora en la que desea se ejecute el recordatorio.
SISTEMA: Al seleccionar esta opción, el seguimiento se crea con el nombre de usuario SISTEMA.

Pestaña Documentos

Permite al usuario autenticado subir documentos de diferentes formatos. Se tienen las siguientes opciones:

Documentos: Permite subir documentos en los siguientes formatos: jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, rtf, pdf, bmp, jpeg; con un tamaño máximo de 5MB cada uno. Estos documentos también se presentan en la pestaña Documentos de la ficha de la persona y se visualizan en la subpestaña Seguimientos. Para mayor detalle de esta sección, visite Creación de postulante .
Orden de Pago: Permite subir documentos en los siguientes formatos: jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, rtf, pdf, bmp, jpeg; con un tamaño máximo de 5MB cada uno. Estos documentos también se presentan en la pestaña Documentos de la ficha de la persona y se visualizan en la subpestaña Contables. Para mayor detalle de esta sección, visite Creación de postulante.

Últimos seguimientos

Esta sección permite al usuario autenticado visualizar todos los seguimientos creados que corresponden a la petición. La opción Mostrar Seguimientos del Sistema incluye en el listado todos los seguimientos asignados al usuario SISTEMA.

Importante

Un seguimiento se crea de forma automática cuando:
- Se genera un envío.
- El postulante solicita información del mismo programa de la petición creada, mediante Portal o Portales externos.
- El postulante que ya está registrado, solicita información y los datos personales ingresados son diferentes a los registrados.

Cuando la petición de Información está en estado No Cliente y no está activa, el usuario puede cambiar la fecha de vigencia creando un seguimiento con el estado Cliente Potencial. Si la petición tiene un recordatorio futuro (con fecha del día siguiente en adelante) con el estado Solicita Información y el usuario crea un nuevo seguimiento colocando el estado a No Cliente, el sistema le presenta una alerta en la cual indica si desea mantener los recordatorios futuros. Al seleccionar "Sí", los recordatorios se mantienen, caso contrario se eliminan, pero el seguimiento se mantiene.
Los seguimientos creados de forma automática o manual se visualizan dentro de la petición en la sección Seguimiento de llamadas..